Excel est souvent l’outil qui permet de lancer et d’organiser une activité : rapide, flexible, accessible. Dans beaucoup d’entreprises, il reste très utile pour analyser, simuler, ou préparer une décision.
Le sujet n’est pas “Excel ou pas Excel”. Le sujet, c’est la charge de travail invisible : toutes les micro-étapes répétitives qui s’ajoutent au quotidien (copier-coller, consolidation, contrôles, relances) et qui finissent par ralentir la production, l’administratif, ou le commerce.
1) Où se cachent les pertes de temps au quotidien
Les mêmes situations reviennent souvent, en industrie comme dans le bâtiment :
- Double saisie : un email arrive, on ressaisit dans un fichier, puis on ressaisit ailleurs “pour être sûr”.
- Consolidation manuelle : plusieurs fichiers et onglets pour obtenir une vision globale (stocks, commandes, planning, chantiers).
- Validations dispersées : la décision se perd entre un mail, une discussion, et un tableau “à mettre à jour”.
- Versioning : on ne sait plus quelle est la version de référence, surtout quand plusieurs personnes modifient.
- Contrôles répétés : on passe plus de temps à vérifier l’information qu’à l’exploiter.
Ce n’est pas une question de compétence. C’est une question de process : lorsque l’outil n’est pas conçu pour le travail à plusieurs, il crée de la friction.
2) La bonne approche : améliorer une étape à la fois
Pour gagner du temps sans “révolution”, la méthode la plus efficace est progressive :
- On identifie 1 processus qui consomme du temps (stocks, temps, maintenance, révisions, inventaires…)
- On supprime les étapes inutiles (double saisie, ressaisies, recopie)
- On définit une donnée de référence (une seule source fiable)
- On automatise les points répétitifs (statuts, alertes, exports, tableaux de bord)
Un indicateur simple : le “temps de reconstitution”
Si, chaque semaine, votre équipe doit “reconstituer la vérité” (où en est le stock, quelle commande passe en priorité, quel plan est le bon), c’est un signal qu’un outil métier peut soulager le quotidien.
3) Ce qu’un outil métier (SaaS) apporte concrètement
Un outil métier n’a pas besoin d’être complexe. Bien conçu, il se limite à ce qui fait gagner du temps :
- Centraliser une donnée unique et à jour
- Tracer qui a fait quoi (utile pour les validations et la qualité)
- Sécuriser les accès par rôle (atelier, administratif, direction)
- Automatiser les tâches répétitives (calculs, relances, statuts)
- Rendre visible l’avancement (planning, commandes, interventions, chantiers)
4) Exemples concrets (industrie / bâtiment)
- Gestion des temps : limiter les allers-retours, éviter les erreurs de saisie, obtenir des états fiables sans retraitement.
- Stocks & inventaires : suivre les mouvements, anticiper les ruptures, éviter les surstocks immobilisés.
- Prévision de commandes : s’appuyer sur l’historique (et non sur la mémoire) pour planifier.
- GMAO : planifier, historiser, prioriser, et éviter le mode “urgence permanente”.
- Plans / révisions : diffuser la bonne version au bon moment, avec validation et historique.
5) Déploiement réaliste : simple, rapide, mesurable
Le piège, c’est de vouloir tout digitaliser en une fois. Un bon démarrage ressemble plutôt à :
- un périmètre clair (un processus)
- un écran ou un parcours simple (utilisable par le terrain)
- des gains rapides (moins de ressaisie, moins de relances)
- des indicateurs mesurables (temps gagné, erreurs évitées, délais réduits)
Au final, l’objectif est pragmatique : faire sauter les étapes chronophages, fiabiliser l’information, et libérer du temps pour le métier.